Project oder Visio: Welches Programm für welche Aufgabe?

Project oder Visio? Beide Programme stammen von Microsoft, beide erzeugen Grafiken mit Balken, Pfeilen und Kästchen, und beide werden oft in einem Atemzug genannt. Trotzdem lösen sie ganz unterschiedliche Aufgaben. Hier erfahren Sie, wofür Sie welches Programm brauchen, wo die Grenzen liegen und wann sich die Kombination lohnt.

Das Wichtigste in Kürze

• Microsoft Project ist ein Planungswerkzeug: Es berechnet Termine, Abhängigkeiten, Auslastung und Kosten.
• Microsoft Visio ist ein Zeichenwerkzeug: Es stellt Abläufe, Strukturen und Pläne als Diagramm dar.
• Weder Project noch Visio ist in Office enthalten. Beide gibt es als eigene Kauflizenz für einen Windows-PC.
• Die Versionen 2024 beider Programme erhalten laut Microsoft Sicherheitsupdates bis zum 09.10.2029.

Das Grundprinzip: rechnen oder zeichnen

Der wichtigste Unterschied lässt sich in einem Satz zusammenfassen: Project rechnet, Visio zeichnet. In Project geben Sie Vorgänge, Dauern und Abhängigkeiten ein, und das Programm ermittelt daraus den Zeitplan. Ändert sich eine Dauer, verschieben sich alle abhängigen Termine automatisch.

In Visio platzieren Sie Formen auf einer Zeichenfläche und verbinden sie. Das Programm kennt die Bedeutung der Formen, aber es berechnet keine Termine. Ein Balken in einem Visio-Zeitplan ist eine Grafik, kein Vorgang mit Dauer und Vorgänger.

Was Microsoft Project kann

Project ist für die Planung und Steuerung von Vorhaben mit vielen Arbeitsschritten gebaut. Zu den typischen Funktionen gehören:

• Gantt-Diagramme, die sich aus den eingegebenen Vorgängen automatisch aufbauen
• Abhängigkeiten zwischen Vorgängen und die Berechnung des kritischen Pfads
• Ressourcen mit Arbeitszeiten, Urlauben und Kostensätzen
• Basispläne für den Vergleich zwischen geplantem und tatsächlichem Verlauf
• Berichte zu Fortschritt, Kosten und Auslastung
• Zeitachsen für die kompakte Darstellung in Präsentationen

In der Professional-Edition kommen der Teamplaner sowie die Anbindung an Project Server und SharePoint hinzu. Details zu den Editionen finden Sie in unserem Ratgeber Microsoft Project kaufen.

Was Microsoft Visio kann

Visio ist für alles gedacht, was sich als Diagramm darstellen lässt. Dazu gehören:

• Flussdiagramme für Arbeitsabläufe und Entscheidungswege
• Organigramme, auf Wunsch aus einer Mitarbeiterliste erzeugt
• Netzwerk- und Serverpläne für die IT-Dokumentation
• Grundrisse und Raumpläne für Büro, Lager oder Veranstaltung
• Mindmaps, Zeitachsen und einfache Gantt-Darstellungen
• In der Professional-Edition zusätzlich BPMN, UML, Technikpläne und Datenverknüpfung

Welche Edition Sie brauchen und wie sich Visio Standard und Professional unterscheiden, erklärt unser Ratgeber Microsoft Visio kaufen.

Project und Visio im direkten Vergleich

Vorsicht bei „Netzplan“ und „Netzwerkplan“

Die Begriffe klingen ähnlich, meinen aber Verschiedenes. Ein Netzplan im Projektmanagement zeigt Vorgänge und ihre Abhängigkeiten. Diese Ansicht heißt in Project Netzplandiagramm und entsteht aus den Projektdaten. Ein Netzwerkplan in der IT zeigt dagegen Router, Server und Kabelwege. Dafür ist Visio das richtige Werkzeug.

Praxisbeispiele: welches Programm wofür?

Bauvorhaben oder Umzug planen: Project

Gewerke bauen aufeinander auf, Liefertermine verschieben sich, Teams sind nur zu bestimmten Zeiten verfügbar. Project berechnet, wie sich eine Verzögerung auf den Fertigstellungstermin auswirkt, und zeigt, welche Vorgänge auf dem kritischen Pfad liegen.

Prozesse für ein Qualitätsmanagement dokumentieren: Visio

Für Verfahrensanweisungen oder ein Qualitätshandbuch brauchen Sie klare Ablaufdiagramme mit Zuständigkeiten. Visio bietet dafür Vorlagen wie das funktionsübergreifende Flussdiagramm mit Bahnen je Abteilung.

Organigramm erstellen: Visio

Visio erzeugt Organigramme auf Wunsch aus einer Excel-Liste mit Namen und Vorgesetzten. Ändert sich die Struktur, passen Sie die Liste an und aktualisieren das Diagramm.

Veranstaltung organisieren: Project, ergänzt durch Visio

Den Zeitplan mit Fristen für Einladungen, Catering und Technik führen Sie in Project. Den Hallenplan mit Bühne, Bestuhlung und Fluchtwegen zeichnen Sie in Visio.

IT-Einführung: beide Programme

Der Rollout mit Testphase, Schulungen und Umstellung gehört in Project. Die Zielarchitektur mit Servern, Netzwerk und Schnittstellen dokumentieren Sie in Visio.

Beide Programme kombinieren

In vielen Unternehmen arbeiten Project und Visio nebeneinander. Project liefert den verbindlichen Zeitplan, Visio die Übersicht über Abläufe, Strukturen und Systeme. Die Zeitachse aus Project lässt sich kopieren und in Präsentationen oder Dokumente einfügen, Visio-Diagramme binden Sie als Grafik oder PDF in Projektunterlagen ein.

Beide Programme lassen sich auf demselben PC installieren. Achten Sie darauf, dass Project, Visio und ein vorhandenes Office dieselbe Bit-Version verwenden, empfohlen ist 64-Bit. Installation und Aktivierung funktionieren bei beiden wie bei Office: Der Product Key kommt zusammen mit Download-Links und einer Anleitung per E-Mail, aktiviert wird im Programm unter Datei → Konto.

Weder Project noch Visio gehören zu Office

Ein häufiges Missverständnis: Auch Office Professional Plus enthält weder Project noch Visio. Beide Programme werden separat lizenziert und sind nur für Windows erhältlich. Für Word, Excel, PowerPoint und Outlook benötigen Sie weiterhin eine Office-Lizenz. Welche Edition dafür infrage kommt, zeigt unser Ratgeber Office 2024 kaufen.

Entscheidungshilfe

• Sie müssen Termine, Abhängigkeiten und Auslastung im Griff behalten: Project.
• Sie wollen Abläufe, Strukturen oder Räume verständlich darstellen: Visio.
• Sie brauchen nur gelegentlich einen einfachen Zeitstrahl: Visio genügt.
• Sie leiten Projekte und dokumentieren zugleich Prozesse oder Systeme: beide Programme.

Für Einzelplaner reicht jeweils die Standard-Edition in der Version 2024. Professional lohnt sich bei Project für Teamarbeit mit Server, bei Visio für Fachdiagramme und Datenverknüpfung.