Project, nebo Visio: který program pro jaký úkol?

Project, nebo Visio? Oba programy pocházejí od Microsoftu, oba vytvářejí grafiku s pruhy, šipkami a rámečky a oba se často zmiňují jedním dechem. Přesto řeší zcela odlišné úkoly. Zde se dozvíte, k čemu který program potřebujete, kde jsou jeho hranice a kdy se vyplatí kombinace.

To nejdůležitější ve zkratce

• Microsoft Project je plánovací nástroj: vypočítává termíny, závislosti, vytížení a náklady.
• Microsoft Visio je kreslicí nástroj: znázorňuje postupy, struktury a plány jako diagram.
• Project ani Visio nejsou součástí Office. Oba existují jako samostatná licence k zakoupení pro jeden počítač s Windows.
• Verze 2024 obou programů dostávají podle Microsoftu bezpečnostní aktualizace do 9. 10. 2029.

Základní princip: počítat, nebo kreslit

Nejdůležitější rozdíl lze shrnout jednou větou: Project počítá, Visio kreslí. V Projectu zadáváte úkoly, doby trvání a závislosti a program z nich sestaví harmonogram. Pokud se změní doba trvání, posunou se všechny závislé termíny automaticky.

Ve Visiu umisťujete obrazce na kreslicí plochu a propojujete je. Program zná význam obrazců, ale nepočítá žádné termíny. Pruh v harmonogramu ve Visiu je grafika, nikoli úkol s dobou trvání a předchůdcem.

Co umí Microsoft Project

Project je stavěný pro plánování a řízení záměrů s mnoha pracovními kroky. K typickým funkcím patří:

• Ganttovy diagramy, které se automaticky sestavují ze zadaných úkolů
• závislosti mezi úkoly a výpočet kritické cesty
• zdroje s pracovní dobou, dovolenými a nákladovými sazbami
• směrné plány pro porovnání plánovaného a skutečného průběhu
• sestavy o postupu, nákladech a vytížení
• časové osy pro kompaktní znázornění v prezentacích

V edici Professional přibývá Plánovač týmu a připojení k Project Serveru a SharePointu. Podrobnosti k edicím najdete v našem průvodci Koupě Microsoft Project.

Co umí Microsoft Visio

Visio je určeno pro vše, co lze znázornit jako diagram. Patří sem:

• vývojové diagramy pracovních postupů a rozhodovacích cest
• organizační diagramy, na přání vytvořené ze seznamu zaměstnanců
• plány sítí a serverů pro dokumentaci IT
• půdorysy a plány místností pro kancelář, sklad nebo akci
• myšlenkové mapy, časové osy a jednoduchá Ganttova znázornění
• v edici Professional navíc BPMN, UML, technická schémata a propojení dat

Kterou edici potřebujete a čím se Visio Standard a Professional liší, vysvětluje náš průvodce Koupě Microsoft Visio.

Project a Visio v přímém srovnání

Pozor na „síťový graf“ a „schéma sítě“

Pojmy znějí podobně, ale znamenají něco jiného. Síťový graf v projektovém řízení ukazuje úkoly a jejich závislosti. Toto zobrazení se v Projectu jmenuje Síťový diagram a vzniká z dat projektu. Schéma sítě v IT naproti tomu ukazuje routery, servery a kabelové trasy. K tomu je správným nástrojem Visio.

Příklady z praxe: který program k čemu?

Plánování stavby nebo stěhování: Project

Řemeslné práce na sebe navazují, termíny dodávek se posouvají, týmy jsou k dispozici jen v určitých časech. Project vypočítá, jak se zpoždění projeví na termínu dokončení, a ukáže, které úkoly leží na kritické cestě.

Dokumentace procesů pro řízení kvality: Visio

Pro pracovní postupy nebo příručku kvality potřebujete přehledné diagramy postupů s odpovědnostmi. Visio k tomu nabízí šablony, jako je mezifunkční vývojový diagram s plaveckými drahami pro jednotlivá oddělení.

Vytvoření organizačního diagramu: Visio

Visio na přání vytvoří organizační diagram ze seznamu v Excelu se jmény a nadřízenými. Pokud se struktura změní, upravíte seznam a diagram aktualizujete.

Organizace akce: Project, doplněný o Visio

Harmonogram s termíny pro pozvánky, catering a techniku vedete v Projectu. Plán sálu s pódiem, rozmístěním sedadel a únikovými cestami nakreslíte ve Visiu.

Zavedení IT: oba programy

Nasazení s testovací fází, školeními a přechodem patří do Projectu. Cílovou architekturu se servery, sítí a rozhraními zdokumentujete ve Visiu.

Kombinace obou programů

V mnoha firmách pracují Project a Visio vedle sebe. Project dodává závazný harmonogram, Visio přehled o postupech, strukturách a systémech. Časovou osu z Projectu lze zkopírovat a vložit do prezentací nebo dokumentů, diagramy z Visia vkládáte do projektových podkladů jako grafiku nebo PDF.

Oba programy lze nainstalovat na stejný počítač. Dbejte na to, aby Project, Visio i případný Office používaly stejnou bitovou verzi, doporučena je 64bitová. Instalace a aktivace fungují u obou jako u Office: Product Key přijde e-mailem spolu s odkazy ke stažení a návodem, aktivuje se v programu v nabídce Soubor → Účet.

Project ani Visio nepatří k Office

Časté nedorozumění: ani Office Professional Plus neobsahuje Project ani Visio. Oba programy se licencují samostatně a jsou k dispozici jen pro Windows. Pro Word, Excel, PowerPoint a Outlook nadále potřebujete licenci Office. Která edice k tomu přichází v úvahu, ukazuje náš průvodce Koupě Office 2024.

Pomoc s rozhodnutím

• Musíte mít pod kontrolou termíny, závislosti a vytížení: Project.
• Chcete srozumitelně znázornit postupy, struktury nebo prostory: Visio.
• Jen občas potřebujete jednoduchou časovou osu: Visio postačí.
• Vedete projekty a zároveň dokumentujete procesy nebo systémy: oba programy.

Pro jednotlivce, kteří plánují sami, postačí v obou případech edice Standard ve verzi 2024. Professional se vyplatí u Projectu pro týmovou práci se serverem, u Visia pro odborné diagramy a propojení dat.