Project o Visio? Entrambi i programmi sono di Microsoft, entrambi producono grafici con barre, frecce e riquadri ed entrambi vengono spesso citati insieme. Eppure risolvono compiti molto diversi. Qui scopre a cosa serve ciascun programma, dove sono i limiti e quando conviene combinarli.
L'essenziale in breve
- Microsoft Project è uno strumento di pianificazione: calcola scadenze, dipendenze, carico di lavoro e costi.
- Microsoft Visio è uno strumento di disegno: rappresenta procedure, strutture e schemi sotto forma di diagramma.
- Né Project né Visio sono inclusi in Office. Entrambi sono disponibili come licenza ad acquisto singolo separata per un PC Windows.
- Secondo Microsoft le versioni 2024 di entrambi i programmi ricevono aggiornamenti di sicurezza fino al 09/10/2029.
Il principio di base: calcolare o disegnare
La differenza più importante si riassume in una frase: Project calcola, Visio disegna. In Project inserisce attività, durate e dipendenze, e il programma ne ricava la pianificazione. Se una durata cambia, tutte le date dipendenti si spostano automaticamente.
In Visio posiziona forme su un'area di disegno e le collega. Il programma conosce il significato delle forme, ma non calcola scadenze. Una barra in una pianificazione di Visio è un elemento grafico, non un'attività con durata e predecessore.
Cosa sa fare Microsoft Project
Project è concepito per pianificare e controllare progetti con molte fasi di lavoro. Tra le funzioni tipiche ci sono:
- diagrammi di Gantt che si costruiscono automaticamente dalle attività inserite
- dipendenze tra le attività e calcolo del percorso critico
- risorse con orari di lavoro, ferie e tariffe
- previsioni per il confronto tra andamento pianificato ed effettivo
- report su avanzamento, costi e carico di lavoro
- sequenze temporali per una rappresentazione compatta nelle presentazioni
Nell'edizione Professional si aggiungono la Pianificazione team e il collegamento a Project Server e SharePoint. I dettagli sulle edizioni si trovano nella nostra guida Acquistare Microsoft Project.
Cosa sa fare Microsoft Visio
Visio è pensato per tutto ciò che si può rappresentare come diagramma. Ad esempio:
- diagrammi di flusso per procedure di lavoro e percorsi decisionali
- organigrammi, generati su richiesta da un elenco del personale
- schemi di rete e dei server per la documentazione IT
- planimetrie e piante di locali per uffici, magazzini o eventi
- mappe mentali, sequenze temporali e semplici rappresentazioni Gantt
- nell'edizione Professional anche BPMN, UML, schemi tecnici e collegamento ai dati
Quale edizione Le serve e come si differenziano Visio Standard e Professional lo spiega la nostra guida Acquistare Microsoft Visio.
Project e Visio a confronto diretto
| Caratteristica | Microsoft Project | Microsoft Visio |
|---|---|---|
| Scopo principale | Pianificare scadenze e risorse | Rappresentare procedure e strutture |
| Elemento di base | Attività con durata | Forma (shape) con connettori |
| Calcolo delle scadenze | Automatico | Nessuno |
| Diagramma di Gantt | Generato dai dati | Come modello, aggiornato manualmente |
| Risorse e costi | Sì | No |
| Diagrammi di flusso, organigrammi | No | Sì |
| Schemi di rete e planimetrie | No | Sì |
| Formato di file | MPP | VSDX |
| Fine del supporto versione 2024 | 09/10/2029 | 09/10/2029 |
Attenzione a «diagramma reticolare» e «schema di rete»
I termini sembrano simili, ma indicano cose diverse. Un diagramma reticolare nella gestione dei progetti mostra le attività e le loro dipendenze. In Project questa visualizzazione si chiama Diagramma reticolare e nasce dai dati del progetto. Uno schema di rete in ambito IT mostra invece router, server e percorsi dei cavi. Per questo lo strumento giusto è Visio.
Esempi pratici: quale programma per cosa?
Pianificare un cantiere o un trasloco: Project
Le lavorazioni dipendono l'una dall'altra, le date di consegna slittano, le squadre sono disponibili solo in determinati periodi. Project calcola come un ritardo incide sulla data di completamento e mostra quali attività si trovano sul percorso critico.
Documentare i processi per un sistema di gestione della qualità: Visio
Per istruzioni operative o un manuale della qualità servono diagrammi di flusso chiari con le responsabilità. Visio offre a questo scopo modelli come il diagramma di flusso interfunzionale con corsie per reparto.
Creare un organigramma: Visio
Su richiesta Visio genera organigrammi da un elenco Excel con nomi e responsabili. Se la struttura cambia, aggiorna l'elenco e poi il diagramma.
Organizzare un evento: Project, integrato da Visio
La pianificazione con le scadenze per inviti, catering e tecnica la gestisce in Project. La pianta della sala con palco, disposizione dei posti e vie di fuga la disegna in Visio.
Introduzione di un sistema IT: entrambi i programmi
Il rollout con fase di test, formazione e passaggio al nuovo sistema va in Project. L'architettura di destinazione con server, rete e interfacce la documenta in Visio.
Combinare i due programmi
In molte aziende Project e Visio lavorano fianco a fianco. Project fornisce la pianificazione vincolante, Visio la panoramica su procedure, strutture e sistemi. La sequenza temporale di Project si può copiare e incollare in presentazioni o documenti, mentre i diagrammi di Visio si inseriscono come immagine o PDF nella documentazione di progetto.
Entrambi i programmi si possono installare sullo stesso PC. Faccia attenzione che Project, Visio e un eventuale Office usino la stessa versione a bit, è consigliata quella a 64 bit. Installazione e attivazione funzionano per entrambi come per Office: il Product Key arriva via e-mail insieme ai link di download e a una guida, l'attivazione avviene nel programma in File → Account.
Né Project né Visio fanno parte di Office
Un malinteso frequente: nemmeno Office Professional Plus include Project o Visio. Entrambi i programmi hanno una licenza separata e sono disponibili solo per Windows. Per Word, Excel, PowerPoint e Outlook Le serve comunque una licenza di Office. Quale edizione entri in considerazione lo mostra la nostra guida Acquistare Office 2024.
Aiuto alla scelta
- Deve tenere sotto controllo scadenze, dipendenze e carico di lavoro: Project.
- Vuole rappresentare in modo comprensibile procedure, strutture o spazi: Visio.
- Le serve solo occasionalmente una semplice linea del tempo: Visio è sufficiente.
- Gestisce progetti e allo stesso tempo documenta processi o sistemi: entrambi i programmi.
Per chi pianifica da solo è sufficiente in entrambi i casi l'edizione Standard nella versione 2024. Professional conviene per Project in caso di lavoro in team con server, per Visio per i diagrammi specialistici e il collegamento ai dati.
Licenza adatta
Conclusione
Project e Visio si completano, ma non si sostituiscono. Project è lo strumento per pianificazioni che si ricalcolano da sole in caso di modifiche, comprese risorse e costi. Visio è lo strumento per diagrammi che rendono comprensibili procedure, organizzazioni, reti e spazi.
Chi soprattutto pianifica inizia con Project. Chi soprattutto documenta e spiega inizia con Visio. Per i nuovi acquisti si consigliano in entrambi i casi le versioni 2024, che ricevono aggiornamenti di sicurezza fino a ottobre 2029.
Domande frequenti
Posso creare un diagramma di Gantt con Visio?
Sì, Visio offre un modello Gantt. Le barre però vanno aggiornate in gran parte a mano. Dipendenze, percorso critico e spostamento automatico delle date sono riservati a Project.
Posso creare un organigramma con Project?
Non in senso proprio. Project gestisce le risorse come elenco con orari di lavoro e costi, ma non ne ricava un organigramma. Per questo è pensato Visio.
Project e Visio sono inclusi in Microsoft 365?
Nei consueti abbonamenti Microsoft 365 per clienti privati no. Microsoft offre per entrambi abbonamenti specifici, ad esempio Visio Piano 2 o Planner e Project Piano 3. In alternativa entrambi sono disponibili come licenza ad acquisto singolo per un PC.
Mi servono le edizioni Professional?
Solo per determinate attività. Project Professional Le serve per la Pianificazione team e il collegamento a Project Server, Visio Professional per modelli specialistici come BPMN, UML o schemi tecnici e per il collegamento ai dati.
Project e Visio funzionano su Mac?
No, le versioni desktop di entrambi i programmi esistono solo per Windows. Su un Mac Le serve un ambiente Windows oppure le offerte web di un abbonamento Microsoft.