Project vai Visio: mikä ohjelma mihinkin tehtävään?

Project vai Visio? Molemmat ohjelmat ovat Microsoftin, molemmat tuottavat grafiikkaa palkkeineen, nuolineen ja laatikoineen, ja ne mainitaan usein samassa lauseessa. Silti ne ratkaisevat täysin eri tehtäviä. Tästä saatte tietää, mihin kumpaakin ohjelmaa tarvitaan, missä niiden rajat kulkevat ja milloin yhdistelmä kannattaa.

Tärkeimmät asiat lyhyesti

• Microsoft Project on suunnittelutyökalu: se laskee aikataulut, riippuvuudet, kuormituksen ja kustannukset.
• Microsoft Visio on piirtotyökalu: se esittää prosessit, rakenteet ja suunnitelmat kaavioina.
• Project ja Visio eivät sisälly Officeen. Kumpaakin on saatavilla omana kertaostokäyttöoikeutenaan yhdelle Windows-PC:lle.
• Molempien ohjelmien 2024-versiot saavat Microsoftin mukaan tietoturvapäivityksiä 9.10.2029 asti.

Perusperiaate: laskea vai piirtää

Tärkeimmän eron voi tiivistää yhteen lauseeseen: Project laskee, Visio piirtää. Projectiin syötätte tehtävät, kestot ja riippuvuudet, ja ohjelma muodostaa niistä aikataulun. Jos jokin kesto muuttuu, kaikki siitä riippuvat päivämäärät siirtyvät automaattisesti.

Visiossa sijoitatte muotoja piirtoalueelle ja yhdistätte ne. Ohjelma tuntee muotojen merkityksen, mutta se ei laske päivämääriä. Visio-aikataulun palkki on grafiikkaa, ei tehtävä, jolla on kesto ja edeltäjä.

Mitä Microsoft Project osaa

Project on rakennettu sellaisten hankkeiden suunnitteluun ja ohjaukseen, joissa on paljon työvaiheita. Tyypillisiä toimintoja ovat:

• Gantt-kaaviot, jotka muodostuvat automaattisesti syötetyistä tehtävistä
• tehtävien väliset riippuvuudet ja kriittisen polun laskenta
• resurssit työaikoineen, lomineen ja kustannustasoineen
• perustasot suunnitellun ja toteutuneen etenemisen vertailuun
• raportit edistymisestä, kustannuksista ja kuormituksesta
• aikajanat tiiviiseen esittämiseen esityksissä

Professional-versiossa mukaan tulevat tiimisuunnittelija sekä yhteys Project Serveriin ja SharePointiin. Lisätietoja versioista löydätte oppaastamme Microsoft Projectin ostaminen.

Mitä Microsoft Visio osaa

Visio on tarkoitettu kaikkeen, minkä voi esittää kaaviona. Siihen kuuluvat:

• vuokaaviot työnkulkuja ja päätöspolkuja varten
• organisaatiokaaviot, halutessa luotuna henkilöstöluettelosta
• verkko- ja palvelinkaaviot IT-dokumentaatioon
• pohjapiirrokset ja tilasuunnitelmat toimistoon, varastoon tai tapahtumaan
• miellekartat, aikajanat ja yksinkertaiset Gantt-esitykset
• Professional-versiossa lisäksi BPMN, UML, tekniset kaaviot ja tietojen linkitys

Mitä versiota tarvitsette ja miten Visio Standard ja Professional eroavat, kerrotaan oppaassamme Microsoft Vision ostaminen.

Project ja Visio suoraan vertailtuna

Varokaa sekoittamasta ”verkkokaaviota” ja ”tietoverkkokaaviota”

Käsitteet kuulostavat samankaltaisilta, mutta tarkoittavat eri asioita. Projektinhallinnan verkkokaavio näyttää tehtävät ja niiden riippuvuudet. Projectissa tämä näkymä on nimeltään Verkkokaavio, ja se muodostuu projektin tiedoista. IT:n tietoverkkokaavio sen sijaan näyttää reitittimet, palvelimet ja kaapelireitit. Siihen Visio on oikea työkalu.

Käytännön esimerkkejä: mikä ohjelma mihinkin?

Rakennushankkeen tai muuton suunnittelu: Project

Urakat rakentuvat toistensa varaan, toimitusajat siirtyvät ja tiimit ovat käytettävissä vain tiettyinä aikoina. Project laskee, miten viivästys vaikuttaa valmistumispäivään, ja näyttää, mitkä tehtävät ovat kriittisellä polulla.

Laadunhallinnan prosessien dokumentointi: Visio

Menettelyohjeisiin tai laatukäsikirjaan tarvitsette selkeitä prosessikaavioita, joissa vastuut näkyvät. Visio tarjoaa tähän malleja, kuten toimintojen välisen vuokaavion, jossa kullakin osastolla on oma kaistansa.

Organisaatiokaavion laatiminen: Visio

Visio luo halutessa organisaatiokaavion Excel-luettelosta, jossa on nimet ja esihenkilöt. Kun rakenne muuttuu, päivitätte luettelon ja kaavion.

Tapahtuman järjestäminen: Project, täydennettynä Visiolla

Aikataulua kutsujen, catering-palvelun ja tekniikan määräaikoineen ylläpidätte Projectissa. Hallisuunnitelman lavoineen, istumajärjestyksineen ja poistumisteineen piirrätte Visiossa.

IT-käyttöönotto: molemmat ohjelmat

Käyttöönotto testivaiheineen, koulutuksineen ja siirtymineen kuuluu Projectiin. Tavoitearkkitehtuurin palvelimineen, verkkoineen ja rajapintoineen dokumentoitte Visiossa.

Molempien ohjelmien yhdistäminen

Monissa yrityksissä Project ja Visio toimivat rinnakkain. Project tuottaa sitovan aikataulun, Visio yleiskuvan prosesseista, rakenteista ja järjestelmistä. Projectin aikajanan voi kopioida ja liittää esityksiin tai asiakirjoihin, ja Visio-kaaviot voi liittää projektiasiakirjoihin kuvana tai PDF-tiedostona.

Molemmat ohjelmat voi asentaa samalle tietokoneelle. Varmistakaa, että Project, Visio ja mahdollinen Office käyttävät samaa bittiversiota; suosittelemme 64-bittistä. Asennus ja aktivointi toimivat molemmissa kuten Officessa: tuoteavain tulee sähköpostitse yhdessä latauslinkkien ja ohjeen kanssa, ja aktivointi tehdään ohjelmassa kohdassa Tiedosto → Tili.

Project ja Visio eivät kuulu Officeen

Yleinen väärinkäsitys: myöskään Office Professional Plus ei sisällä Projectia eikä Visiota. Molemmille ohjelmille hankitaan erillinen käyttöoikeus, ja niitä on saatavilla vain Windowsille. Wordia, Exceliä, PowerPointia ja Outlookia varten tarvitsette edelleen Office-käyttöoikeuden. Mikä versio siihen sopii, kerrotaan oppaassamme Office 2024:n ostaminen.

Apu valintaan

• Teidän on hallittava aikatauluja, riippuvuuksia ja kuormitusta: Project.
• Haluatte esittää prosesseja, rakenteita tai tiloja ymmärrettävästi: Visio.
• Tarvitsette vain satunnaisesti yksinkertaisen aikajanan: Visio riittää.
• Johdatte projekteja ja dokumentoitte samalla prosesseja tai järjestelmiä: molemmat ohjelmat.

Yksittäiselle suunnittelijalle riittää kummassakin tapauksessa Standard-versio vuosiversiona 2024. Professional kannattaa Projectin osalta palvelimen avulla tehtävään tiimityöhön, Vision osalta erikoiskaavioihin ja tietojen linkitykseen.