Office Professional Plus vai Standard: kumman version tarvitsette?

Office Professional Plus vai Standard: Officen kertaostoversioissa vuosilta 2016–2024 valittavana ovat aina nämä kaksi versiota. Ero on pienempi kuin nimi antaa olettaa, ja se koskee lähinnä Access-tietokantaa. Tästä saatte tietää, mitä ohjelmia kukin versio sisältää, mihin Accessia tarvitaan ja miten valitsette sopivan version.

Tärkeimmät asiat lyhyesti

• Word, Excel, PowerPoint, Outlook ja OneNote sisältyvät molempiin versioihin, ja niiden toiminnot ovat samat.
• Professional Plus sisältää lisäksi Accessin ja Office 2021:een asti myös Skype for Businessin.
• Publisher kuuluu Office 2021:een asti molempiin versioihin, Office 2024:ssä ei kumpaankaan.
• Jos ette käytä Access-tietokantoja, Standard kattaa kaikki tarpeenne.
• Molemmat versiot toimivat Windowsissa, ja ne asennetaan ja aktivoidaan samalla tavalla.

Mitä yhteistä versioilla on

Standard ja Professional Plus jakavat ohjelmat, joista toimistoarki koostuu: Word, Excel, PowerPoint, Outlook ja OneNote. Nämä ohjelmat ovat molemmissa versioissa identtiset. Standard-version Excel osaa siis samat funktiot, kaavat ja kaaviot kuin Professional Plusin Excel.

Muutenkaan eroja ei ole: molemmat versiot ovat kertaostoversioita, joissa on ajallisesti rajoittamaton käyttöoikeus yhdelle PC:lle, molemmat saavat tietoturvapäivityksiä versionsa tuen päättymiseen asti, ja molemmat aktivoidaan tuoteavaimella suoraan Office-sovelluksessa. Version valinta ratkaisee siis vain sen, mitä lisäohjelmia saatte.

Mitä ohjelmia sisältyy? Versiot 2016–2024

Seuraava katsaus näyttää, mitä versiot sisältävät kussakin Office-versiossa:

Kaksi huomiota taulukosta: Office Professional Plus 2021 sisälsi aluksi myös Teams-asiakasohjelman, jota Microsoft ei enää toimita mukana. Office 2024:n mikään versio ei sisällä Teamsia, mutta sen voi ladata erikseen Microsoftilta. Office 2019:n yhteydessä Microsoft ei asenna OneNotesta omaa 2019-versiota vaan vanhemman OneNote-version.

Tuen päättymistä koskeva sarake osoittaa, miksi vanhempien versioiden ostaminen uutena ei enää juuri kannata. Lisää aiheesta katsauksessa Officen tuen päättyminen ja vertailussa Office 2021 vai 2024.

Office Professional Plus vs. Standard: pääero on Access

Mitä Access osaa

Access on tietokantaohjelma. Toisin kuin Excel-taulukossa, tiedot tallennetaan siihen useisiin toisiinsa linkitettyihin taulukoihin, esimerkiksi asiakkaisiin, tilauksiin ja tuotteisiin, jotka on yhdistetty toisiinsa relaatioilla. Lisäksi siinä on lomakkeita tietojen syöttämiseen, kyselyjä suodattamiseen ja analysointiin sekä raportteja tulostamista varten. VBA:n avulla työnkulkuja voi automatisoida.

Tyypillisiä käyttökohteita ovat asiakasrekisterit, varasto- ja inventaarioluettelot, yhdistysten jäsenrekisterit, tilausten kirjaaminen ja yritysten pienet sisäiset työkalut. Access toimii vain Windowsissa.

Milloin tarvitsette Accessia

• Teidän on muokattava tai kehitettävä edelleen olemassa olevia Access-tietokantoja (tiedostopääte .accdb tai .mdb).
• Jokin yrityksenne erikoissovellus perustuu Accessiin.
• Excel-luettelonne ovat kasvaneet niin suuriksi, että ylläpidätte samoja tietoja useassa paikassa ja päällekkäisyydet aiheuttavat virheitä.
• Haluatte rakentaa oman pienen tietokannan syöttölomakkeineen useamman henkilön käyttöön.

Milloin ette tarvitse Accessia

Jos kirjoitatte tekstejä, ylläpidätte taulukoita Excelissä, laaditte esityksiä ja käsittelette sähköposteja, Access ei tuo lisäarvoa. Tämä koskee useimpia yksityiskäyttäjiä ja monia toimistoja.

Erikoistapaus: jos työntekijöiden on tarkoitus vain käyttää valmista Access-sovellusta mutta ei muuttaa sitä, Microsoftin maksuton Access Runtime saattaa riittää. Se suorittaa tietokantoja, mutta siinä ei ole suunnittelutyökaluja. Selvittäkää sovelluksen kehittäjän kanssa, riittääkö Runtime.

Publisher: vain Office 2021:een asti

Publisher, ohjelma esitteiden, lehtisten ja kutsujen tekemiseen, kuuluu Office 2021:een asti molempiin versioihin. Office 2024:n kaikista versioista se puuttuu, koska Microsoft lopettaa Publisherin. Lokakuun 2026 jälkeen Microsoft ei enää tue ohjelmaa.

Ostopäätöksen kannalta tämä tarkoittaa: joka tarvitsee Publisheria, päätyy väistämättä Office 2021:een tai vanhempaan. Koska myös Office 2021:n tuki päättyy 13.10.2026, uuden ostaminen pelkästään Publisherin vuoksi ei ole pitkän aikavälin ratkaisu. Järkevämpää on tallentaa olemassa olevat Publisher-tiedostot PDF-muotoon ja hoitaa taittotehtävät jatkossa Wordilla tai PowerPointilla.

Skype for Business ja Teams

Skype for Business on viestintäasiakasohjelma yrityksille, joilla on oma Skype for Business -palvelin. Skype for Business Online -verkkopalvelun Microsoft lopetti jo heinäkuussa 2021. Useimmille ostajille tällä versioiden välisellä erolla ei siksi ole merkitystä.

Microsoft Teams ei sisälly nykyisiin kertaostoversioihin. Jos haluatte käyttää Teamsia, ladatkaa sovellus maksutta Microsoftilta ja kirjautukaa tilillänne.

Apu valintaan: mikä versio sopii teille?

Jos olette epävarma, tarvitsetteko Accessia tulevaisuudessa, muistakaa: myöhempi siirtyminen Standardista Professional Plusiin edellyttää uutta käyttöoikeutta ja uudelleenasennusta. Jos Accessin käyttö on näköpiirissä, Professional Plus on alusta alkaen parempi valinta. Uutena ostettaessa suosittelemme molemmissa tapauksissa Office 2024:ää.