Project czy Visio: który program do jakiego zadania?

Project czy Visio? Oba programy pochodzą od Microsoft, oba tworzą grafiki z paskami, strzałkami i prostokątami i oba są często wymieniane jednym tchem. Mimo to służą do zupełnie różnych zadań. Tutaj dowiedzą się Państwo, do czego potrzebny jest który program, gdzie leżą jego granice i kiedy opłaca się połączenie obu.

Najważniejsze w skrócie

• Microsoft Project to narzędzie do planowania: oblicza terminy, zależności, obciążenie i koszty.
• Microsoft Visio to narzędzie do rysowania: przedstawia procesy, struktury i plany w postaci diagramów.
• Ani Project, ani Visio nie są zawarte w Office. Oba są dostępne jako osobna licencja jednorazowa na jeden komputer z systemem Windows.
• Wersje 2024 obu programów według Microsoft otrzymują aktualizacje zabezpieczeń do 09.10.2029.

Podstawowa zasada: obliczać czy rysować

Najważniejszą różnicę można podsumować jednym zdaniem: Project oblicza, Visio rysuje. W programie Project wprowadza się zadania, czasy trwania i zależności, a program ustala na tej podstawie harmonogram. Jeśli zmieni się czas trwania, wszystkie zależne terminy przesuwają się automatycznie.

W programie Visio umieszcza się kształty na obszarze rysunku i łączy je ze sobą. Program zna znaczenie kształtów, ale nie oblicza terminów. Pasek na harmonogramie w Visio to grafika, a nie zadanie z czasem trwania i poprzednikiem.

Co potrafi Microsoft Project

Project został stworzony do planowania i sterowania przedsięwzięciami z wieloma etapami pracy. Do typowych funkcji należą:

• wykresy Gantta, które budują się automatycznie na podstawie wprowadzonych zadań
• zależności między zadaniami i obliczanie ścieżki krytycznej
• zasoby z czasem pracy, urlopami i stawkami kosztów
• plany bazowe do porównania przebiegu planowanego z rzeczywistym
• raporty dotyczące postępu, kosztów i obciążenia
• osie czasu do zwięzłej prezentacji

W edycji Professional dochodzą Planista zespołu oraz połączenie z Project Server i SharePoint. Szczegóły dotyczące edycji znajdą Państwo w naszym poradniku Zakup Microsoft Project.

Co potrafi Microsoft Visio

Visio jest przeznaczone do wszystkiego, co można przedstawić w postaci diagramu. Należą do tego:

• schematy blokowe procesów pracy i ścieżek decyzyjnych
• schematy organizacyjne, na życzenie generowane z listy pracowników
• plany sieci i serwerów do dokumentacji IT
• rzuty i plany pomieszczeń dla biura, magazynu lub wydarzenia
• mapy myśli, osie czasu i proste wykresy Gantta
• w edycji Professional dodatkowo BPMN, UML, plany techniczne i łączenie z danymi

Której edycji Państwo potrzebują i czym różnią się Visio Standard i Professional, wyjaśnia nasz poradnik Zakup Microsoft Visio.

Project i Visio w bezpośrednim porównaniu

Uwaga na „diagram sieciowy” i „schemat sieci”

Te pojęcia brzmią podobnie, ale oznaczają co innego. Diagram sieciowy w zarządzaniu projektami pokazuje zadania i ich zależności. Ten widok nosi w programie Project nazwę Diagram sieciowy i powstaje z danych projektu. Schemat sieci w IT pokazuje natomiast routery, serwery i przebieg okablowania. Do tego właściwym narzędziem jest Visio.

Przykłady z praktyki: który program do czego?

Planowanie budowy lub przeprowadzki: Project

Prace poszczególnych branż są od siebie zależne, terminy dostaw się przesuwają, a zespoły są dostępne tylko w określonych terminach. Project oblicza, jak opóźnienie wpływa na termin zakończenia, i pokazuje, które zadania leżą na ścieżce krytycznej.

Dokumentowanie procesów na potrzeby zarządzania jakością: Visio

Do instrukcji proceduralnych lub księgi jakości potrzebne są przejrzyste diagramy przebiegu z zakresami odpowiedzialności. Visio oferuje do tego szablony, takie jak międzyfunkcyjny schemat blokowy z torami dla poszczególnych działów.

Tworzenie schematu organizacyjnego: Visio

Visio na życzenie generuje schematy organizacyjne z listy w Excelu zawierającej nazwiska i przełożonych. Jeśli struktura się zmieni, wystarczy dostosować listę i zaktualizować diagram.

Organizacja wydarzenia: Project, uzupełniony o Visio

Harmonogram z terminami wysyłki zaproszeń, cateringu i techniki prowadzi się w programie Project. Plan hali ze sceną, ustawieniem krzeseł i drogami ewakuacyjnymi rysuje się w Visio.

Wdrożenie IT: oba programy

Wdrożenie z fazą testów, szkoleniami i przejściem na nowy system należy do programu Project. Docelową architekturę z serwerami, siecią i interfejsami dokumentuje się w Visio.

Łączenie obu programów

W wielu firmach Project i Visio działają obok siebie. Project dostarcza wiążący harmonogram, Visio – przegląd procesów, struktur i systemów. Oś czasu z programu Project można skopiować i wkleić do prezentacji lub dokumentów, a diagramy Visio wstawia się do dokumentacji projektu jako grafikę lub PDF.

Oba programy można zainstalować na tym samym komputerze. Należy zadbać o to, aby Project, Visio i zainstalowany Office korzystały z tej samej wersji bitowej – zalecana jest wersja 64-bitowa. Instalacja i aktywacja przebiegają w obu przypadkach tak jak w Office: klucz produktu przychodzi e-mailem razem z linkami do pobrania i instrukcją, a aktywacja odbywa się w programie w menu Plik → Konto.

Ani Project, ani Visio nie należą do Office

Częste nieporozumienie: również Office Professional Plus nie zawiera ani programu Project, ani Visio. Oba programy są licencjonowane osobno i dostępne tylko dla systemu Windows. Do programów Word, Excel, PowerPoint i Outlook nadal potrzebna jest licencja Office. Która edycja wchodzi w grę, pokazuje nasz poradnik Zakup Office 2024.

Pomoc w wyborze

• Muszą Państwo panować nad terminami, zależnościami i obciążeniem: Project.
• Chcą Państwo zrozumiale przedstawić procesy, struktury lub pomieszczenia: Visio.
• Tylko od czasu do czasu potrzebują Państwo prostej osi czasu: wystarczy Visio.
• Kierują Państwo projektami i jednocześnie dokumentują procesy lub systemy: oba programy.

Dla pojedynczych planistów wystarczy w obu przypadkach edycja Standard w wersji 2024. Professional opłaca się w przypadku Project do pracy zespołowej z serwerem, a w przypadku Visio do diagramów specjalistycznych i łączenia z danymi.