Office Professional Plus czy Standard: której edycji Państwo potrzebują?

Office Professional Plus czy Standard: w przypadku wersji Office kupowanych jednorazowo, od 2016 do 2024, do wyboru są zawsze te dwie edycje. Różnica jest mniejsza, niż sugeruje nazwa, i dotyczy przede wszystkim bazy danych Access. Tutaj dowiedzą się Państwo, jakie programy zawiera każda edycja, do czego potrzebny jest Access i jak wybrać odpowiednią edycję.

Najważniejsze w skrócie

• Word, Excel, PowerPoint, Outlook i OneNote są zawarte w obu edycjach, z identycznym zakresem funkcji.
• Professional Plus zawiera dodatkowo Access, a do Office 2021 także Skype for Business.
• Publisher należy do obu edycji do Office 2021 włącznie, w Office 2024 – już do żadnej.
• Kto nie korzysta z baz danych Access, ma w edycji Standard wszystko, czego potrzebuje.
• Obie edycje działają w systemie Windows i są instalowane oraz aktywowane w ten sam sposób.

Co obie edycje mają wspólnego

Standard i Professional Plus łączą programy, które stanowią podstawę codziennej pracy biurowej: Word, Excel, PowerPoint, Outlook i OneNote. Programy te są w obu edycjach identyczne. Excel w edycji Standard oferuje więc te same funkcje, formuły i wykresy co Excel w Professional Plus.

Poza tym również nie ma różnic: obie edycje są kupowane jednorazowo, z licencją bezterminową na jeden komputer, obie otrzymują aktualizacje zabezpieczeń do końca wsparcia danej wersji i obie są aktywowane kluczem produktu bezpośrednio w aplikacji Office. Wybór edycji decyduje zatem wyłącznie o tym, jakie dodatkowe programy Państwo otrzymają.

Jakie programy są zawarte? Wersje od 2016 do 2024

Poniższe zestawienie pokazuje, co obejmują edycje w poszczególnych wersjach Office:

Dwie uwagi do tabeli: Office Professional Plus 2021 zawierał początkowo także klienta Teams, którego Microsoft obecnie już nie dołącza. W Office 2024 Teams nie jest zawarty w żadnej edycji, ale można go pobrać osobno od Microsoft. W przypadku Office 2019 Microsoft nie instaluje osobnej wersji OneNote 2019, lecz starszą wersję OneNote.

Kolumna „Koniec wsparcia” pokazuje, dlaczego zakup starszych wersji praktycznie się już nie opłaca. Więcej na ten temat w przeglądzie Koniec wsparcia Office oraz w porównaniu Office 2021 czy 2024.

Office Professional Plus a Standard: główna różnica to Access

Co potrafi Access

Access to program do obsługi baz danych. Inaczej niż w arkuszu Excela dane przechowuje się w nim w kilku powiązanych tabelach, np. klienci, zamówienia i artykuły, połączonych relacjami. Do tego dochodzą formularze do wprowadzania danych, kwerendy do filtrowania i analizy oraz raporty do drukowania. Za pomocą VBA można automatyzować procesy.

Typowe zastosowania to ewidencja klientów, listy magazynowe i inwentarzowe, ewidencja członków stowarzyszeń, rejestracja zamówień czy małe wewnętrzne narzędzia w firmach. Access działa tylko w systemie Windows.

Kiedy potrzebny jest Access

• Muszą Państwo edytować lub rozwijać istniejące bazy danych Access (rozszerzenie pliku .accdb lub .mdb).
• Aplikacja branżowa w Państwa firmie bazuje na Accessie.
• Państwa listy w Excelu rozrosły się tak, że te same dane są prowadzone w kilku miejscach, a duplikaty prowadzą do błędów.
• Chcą Państwo zbudować własną małą bazę danych z formularzami, z której korzysta kilka osób.

Kiedy Access nie jest potrzebny

Jeśli piszą Państwo teksty, prowadzą arkusze w Excelu, tworzą prezentacje i obsługują pocztę e-mail, Access nie wnosi żadnej wartości dodanej. Dotyczy to większości użytkowników prywatnych i wielu biur.

Przypadek szczególny: jeśli pracownicy mają jedynie korzystać z gotowej aplikacji Access, ale jej nie zmieniać, w niektórych sytuacjach wystarczy bezpłatny Access Runtime od Microsoft. Uruchamia on bazy danych, ale nie oferuje narzędzi do ich projektowania. Warto ustalić z twórcą aplikacji, czy Runtime wystarczy.

Publisher: tylko do Office 2021

Publisher, program do tworzenia ulotek, broszur i zaproszeń, należy do obu edycji do Office 2021 włącznie. W Office 2024 brakuje go we wszystkich edycjach, ponieważ Microsoft wycofuje Publishera. Po październiku 2026 r. Microsoft przestanie wspierać ten program.

Dla decyzji zakupowej oznacza to: kto potrzebuje Publishera, jest skazany na Office 2021 lub starszy. Ponieważ wsparcie dla Office 2021 również kończy się 13 października 2026 r., nowy zakup wyłącznie ze względu na Publishera nie jest rozwiązaniem długoterminowym. Rozsądniej jest zapisać istniejące pliki programu Publisher jako PDF i w przyszłości realizować zadania związane z układem w programie Word lub PowerPoint.

Skype for Business i Teams

Skype for Business to klient komunikacyjny dla firm, które utrzymują własny serwer Skype for Business. Usługę online Skype for Business Online Microsoft wycofał już w lipcu 2021 r. Dla większości kupujących ta różnica między edycjami nie ma więc znaczenia.

Microsoft Teams nie jest zawarty w aktualnych wersjach kupowanych jednorazowo. Jeśli chcą Państwo korzystać z Teams, można bezpłatnie pobrać aplikację od Microsoft i zalogować się swoim kontem.

Pomoc w wyborze: która edycja pasuje do Państwa?

Jeśli nie mają Państwo pewności, czy w przyszłości będą potrzebować Accessa, warto pamiętać: późniejsza zmiana ze Standard na Professional Plus wymaga nowej licencji i ponownej instalacji. Kto w przewidywalnej przyszłości będzie korzystać z Accessa, lepiej od razu wybierze Professional Plus. Przy nowym zakupie w obu przypadkach zalecany jest Office 2024.